Cyfrowa transformacja nie jest już przyszłością, lecz codziennością działów HR. Firmy coraz szybciej odchodzą od papieru, wdrażają elektroniczne teczki pracownicze i automatyzują procesy, które do tej pory wymagały żmudnej, ręcznej obsługi. Sztuczna inteligencja staje się w tym obszarze narzędziem, które nie tylko przyspiesza pracę, ale zmienia sposób działania zespołów. W 2026 roku kadry mają być w pełni zinformatyzowane, a integracja dokumentów, podpisów i systemów płacowych stanie się standardem.
„Oczekiwanie jest dziś takie, aby działy HR były zinformatyzowane od początku do końca. Dokumenty, podpisy, umowy, integracje z systemami – wszystko musi działać razem. To nie kwestia wygody, ale standard, którego oczekują pracownicy i regulatorzy” podkreśla dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, ekspert w dziedzinie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Elektroniczne teczki, podpisy i onboarding
Najwięcej zyskują dziś procesy powtarzalne i angażujące wiele działów. Onboarding i offboarding mogą przebiegać w całości cyfrowo, od nadania uprawnień i przygotowania sprzętu po podpisanie dokumentów, które pracownik często akceptuje jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Dla wielu organizacji to także kwestia wizerunku. Pracownicy używający na co dzień aplikacji mobilnych nie chcą jeździć do biura po to, by podpisać drobny formularz czy odebrać kartę benefitową.
„Firmy wdrażają cyfrowe narzędzia również dlatego, żeby uniknąć wrażenia chaosu i przestarzałych praktyk. Pracownicy są przyzwyczajeni, że większość spraw załatwia się online, a papierowe procedury budzą frustrację” zaznacza dr Przemysław Sołdacki.
AI w kadrach. Automatyzacja z nadzorem człowieka
Sztuczna inteligencja w działach HR może porządkować dane, odpowiadać pracownikom na pytania, analizować CV i wskazywać niezgodności w dokumentach. Nie zastępuje jednak specjalistów. Przejmuje zadania powtarzalne, a rolą człowieka staje się nadzorowanie jej wyników i definiowanie wytycznych. To przesuwa kompetencje pracowników HR w stronę analizy ryzyka, tworzenia skutecznych promptów oraz oceny zgodności z regulacjami.
„W HR zmienimy się z osób ręcznie przekładających dokumenty w osoby nadzorujące działanie AI. Technologia wyręczy nas w rutynie, ale decyzje pozostaną po naszej stronie” tłumaczy dr Przemysław Sołdacki.
Rekrutacja w nowym standardzie
Generatywna AI wprowadza możliwość standaryzacji rekrutacji. Może oceniać CV zgodnie z jednolitymi kryteriami, prowadzić pierwszą rozmowę z kandydatem lub przygotowywać dokumenty po zatrudnieniu. Ogranicza też ryzyko przypadkowych uprzedzeń, które mogą pojawić się przy pracy wielu rekruterów.
„AI pomaga ocenić kandydatów według tych samych zasad. To wsparcie w eliminowaniu niekonsekwencji i uprzedzeń, które czasem pojawiają się w procesach rekrutacyjnych” dodaje dr Przemysław Sołdacki.
Regulacje i bezpieczeństwo danych
Dane kadrowe należą do najbardziej wrażliwych w firmie, dlatego rośnie znaczenie zgodności z RODO, AI Act, Data Act oraz regulacjami dotyczącymi równości płac. AI może w tym obszarze działać jako narzędzie porządkujące procesy i pomagające wychwycić nieprawidłowości zanim wpłyną na bezpieczeństwo danych lub zgodność z przepisami.
„Przy dobrze zdefiniowanych zasadach AI może pilnować, czy procesy są realizowane zgodnie z wytycznymi. To realne wsparcie w transparentności i zgodności z prawem” wyjaśnia dr Przemysław Sołdacki.
Jak przygotować się do wdrożeń?
Eksperci zwracają uwagę, że tylko niewielka część firm skutecznie wdraża AI. Kluczowe jest dobre zaplanowanie projektu, wybór konkretnego obszaru i etapowe podejście. Najpierw trzeba zdigitalizować procesy, ocenić ryzyko, dobrać właściwe rodzaje podpisów i przeszkolić zarówno HR, jak i pracowników korzystających z nowych narzędzi.
„Lepiej wdrażać małe elementy krok po kroku. Dzięki temu organizacja widzi realne efekty i naturalnie przechodzi do kolejnych etapów” podkreśla dr Przemysław Sołdacki.
Przyszłość działów HR
Sztuczna inteligencja będzie wspierać kadry, ale nie zastąpi kompetencji człowieka. AI przejmie powtarzalne zadania, natomiast analiza, empatia i ocena kontekstu wciąż będą po stronie specjalistów.
„AI zwiększa wydajność, ale nie odbiera pracy. Stracą ją jedynie ci, którzy nie będą chcieli nauczyć się korzystać z nowych narzędzi. To zmiana porównywalna do wprowadzenia internetu, bez którego nie wyobrażamy sobie dziś pracy” podsumowuje dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, ekspert w dziedzinie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
