Lipcowy przegląd firmy. 7 obszarów, które warto uporządkować. Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Wakacje to dobry moment na porządkowanie firmy, szczególnie w branżach, gdzie biznes zwalnia tempo. Od czego jednak zacząć?  Największym wyzwaniem okazuje się wskazanie pierwszego kroku. Lista tematów bywa długa – dokumenty, sprzedaż, oferta, zespół, finanse, cele. Próba zajęcia się wszystkim jednocześnie zwykle kończy się kolejnym projektem, który trafia na listę „do zrobienia”.

 

Tymczasem skuteczne porządkowanie firmy nie zaczyna się od wielkich zmian, ale od znalezienia miejsc, w których organizacja traci najwięcej czasu, pieniędzy albo energii zespołu. – „Największym błędem jest przekonanie, że uporządkowanie firmy oznacza stworzenie ogromnej liczby procedur i dokumentów.
W praktyce chodzi o coś zupełnie innego – o jasność. Kto za co odpowiada, jak podejmowane są decyzje, które działania przynoszą wartość i gdzie pojawiają się niepotrzebne straty. Dopiero na tej podstawie można budować rozwiązania, które naprawdę wspierają rozwój” – mówi Iwona Borawska, founderka
i CEO The Process®, ekspertka ds. skalowania biznesu.

Zanim więc zabierzmy się za wakcyjne porządki, warto przyjrzeć się siedmiu obszarom, które najczęściej decydują o sprawności działania firmy.

 

1. Umowy i procedury – czy firma ma ustalone zasady, czy działa według indywidualnych ustaleń?

Pierwszym krokiem w porządkowaniu organizacji powinno być sprawdzenie, czy najważniejsze działania firmy mają jasno określony sposób realizacji. W wielu przedsiębiorstwach procesy funkcjonują poprawnie tylko dlatego, że konkretne osoby „wiedzą, jak to zrobić”. Problem pojawia się wtedy,
gdy zespół rośnie, pojawiają się nowe osoby albo kilka tematów dzieje się jednocześnie. Warto zacząć od przeglądu najważniejszych punktów styku – podpisywania umów, przekazywania projektów, obsługi klienta, akceptacji kosztów czy podejmowania decyzji.

 

Pierwsze pytania, które warto sobie zadać:

• które działania w firmie powtarzamy regularnie?
• czy każdy pracownik wie, jaki jest standard działania?
• gdzie najczęściej pojawiają się pytania i konieczność dodatkowych wyjaśnień?
• które decyzje wymagają każdorazowej obecności właściciela?

 

– „Dobra procedura nie ogranicza ludzi. Ona daje im swobodę działania, bo pokazuje granice odpowiedzialności i sposób postępowania. Największym zagrożeniem nie jest brak dokumentów,
ale sytuacja, w której firma za każdym razem wymyśla rozwiązania od początku” – wyjaśnia Iwona Borawska.

 

2. Oferta – czy firma nadal sprzedaje to, co chce rozwijać?

Rozwijające się firmy często rozbudowują ofertę naturalnie: dodają nowe usługi, odpowiadają
na indywidualne potrzeby klientów, rozszerzają zakres współpracy. Po czasie może jednak okazać się,
że portfolio stało się zbyt szerokie, a zespół poświęca dużo energii na działania, które nie wspierają głównego kierunku rozwoju.

Porządkowanie oferty warto rozpocząć od analizy:

• które produkty lub usługi generują największą wartość,
• które są najłatwiejsze do skalowania,
• które wymagają największego zaangażowania zespołu,

 

• które klienci kupują najczęściej,
• z których firma powinna świadomie zrezygnować.

– „Oferta powinna być odzwierciedleniem strategii firmy, a nie archiwum wszystkich decyzji podjętych
w przeszłości. Czasami największym krokiem rozwojowym jest uproszczenie tego, co sprzedajemy,
a nie dokładanie kolejnych elementów” – mówi ekspertka.

 

3. Rentowność usług – które działania naprawdę zarabiają na rozwój firmy?

Przychód jest ważnym wskaźnikiem, ale sam nie pokazuje pełnego obrazu biznesu. Firma może mieć wielu klientów i dużo projektów, a jednocześnie mierzyć się z niską rentownością. Dlatego warto przeanalizować nie tylko sprzedaż, ale również koszt dostarczenia usługi.

 

Pomocne pytania:

 

• ile czasu zespołu zajmuje realizacja konkretnej usługi?
• czy cena odpowiada nakładowi pracy?
• które projekty wymagają największej liczby poprawek?
• które działania można uprościć lub zmienić?

– „Jednym z najważniejszych momentów rozwoju firmy jest przejście od pytania: ‘ile sprzedajemy?’ do pytania: ‘na czym faktycznie zarabiamy?’. Dopiero wtedy przedsiębiorca może podejmować świadome decyzje dotyczące wzrostu” – podkreśla Iwona Borawska.

 

4. Organizacja pracy – gdzie firma traci czas, którego nie musi tracić?

Nieefektywność w firmie często nie wynika z braku zaangażowania ludzi, ale z niejasnego sposobu działania. Nadmiar spotkań, wielokrotne przekazywanie tych samych informacji, brak ustalonego  sposobu priorytetyzacji czy ciągłe przerywanie pracy powodują, że zespół pracuje dużo, ale nie zawsze skutecznie.

 

Warto przeanalizować:

• jak wygląda przepływ informacji,
• które spotkania są naprawdę potrzebne,
• gdzie powstają opóźnienia,
• jakie zadania są wykonywane wielokrotnie,
• które decyzje mogłyby zapadać szybciej.

– „Porządkowanie organizacji pracy nie polega na tym, żeby ludzie robili więcej. Chodzi o to, żeby mniej energii tracić na rzeczy, które nie budują wartości. Najlepsze procesy często są tymi, których pracownicy prawie nie zauważają, bo po prostu ułatwiają im codzienną pracę” – mówi ekspertka.

 

5. Proces sprzedaży – czy wzrost firmy zależy od systemu, czy od pojedynczych osób?

W wielu przedsiębiorstwach sprzedaż rozwija się dzięki doświadczeniu właściciela, relacjom i intuicji.
To naturalny etap rozwoju, ale wraz ze wzrostem firmy potrzebny jest bardziej uporządkowany model.

 

Przed wrześniem warto sprawdzić:

• skąd pozyskiwani są klienci,
• jak wygląda droga od pierwszego kontaktu do podpisania umowy,
• które etapy sprzedaży generują straty,
• jakie działania prowadzą najlepsi handlowcy,
• jakie wskaźniki są regularnie analizowane.

 

 

 

– „Sprzedaż, która opiera się wyłącznie na pamięci i doświadczeniu jednej osoby, ma ograniczony potencjał wzrostu. Proces sprzedaży powinien być na tyle przejrzysty, żeby można było go rozwijać, mierzyć i poprawiać” – wskazuje Iwona Borawska.

 

6. Zakresy odpowiedzialności – czy każdy w firmie wie, za jaki efekt odpowiada?

Wraz ze wzrostem zespołu pojawia się ryzyko tak zwanych szarych stref. Kilka osób zajmuje się tym samym tematem, ale nikt nie jest właścicielem wyniku. Albo przeciwnie – jedna osoba staje się punktem centralnym dla zbyt wielu decyzji.

Porządkując odpowiedzialności, warto określić:

• kto podejmuje decyzje,
• kto odpowiada za wykonanie,
• kto powinien być informowany,
• które tematy nie powinny wracać do właściciela firmy.

– „Jasne odpowiedzialności nie oznaczają sztywnej hierarchii. To przede wszystkim informacja dla zespołu: czego ode mnie oczekujemy i gdzie mogę samodzielnie działać. Bez tej jasności firma zaczyna zużywać energię na uzgadnianie zamiast na realizację” – mówi ekspertka.

 

7. Cele na drugie półrocze – czy firma wie, na czym naprawdę chce się skupić

Końcówka roku często przynosi wiele pomysłów i ambitnych planów. Problem pojawia się wtedy,
gdy wszystkie cele stają się równie ważne. Dlatego przed wrześniem warto ograniczyć listę priorytetów i odpowiedzieć na kilka pytań:

• jakie trzy najważniejsze rezultaty firma chce osiągnąć do końca roku?
• jakie działania są konieczne, aby je zrealizować?
• kto odpowiada za każdy cel?
• jak często będzie sprawdzany postęp?

– „Strategia nie polega na tym, że firma robi więcej rzeczy. Polega na tym, że świadomie wybiera, co jest najważniejsze. Bez przełożenia celów na konkretne działania nawet najlepszy plan pozostaje tylko dokumentem” – podsumowuje Iwona Borawska.

 

Porządkowanie firmy zaczyna się od właściwych pytań

Nie każda organizacja potrzebuje rewolucji. Często największe efekty przynoszą niewielkie zmiany: jednoznaczny podział odpowiedzialności, uproszczony proces sprzedaży, uporządkowana oferta
czy lepszy sposób podejmowania decyzji. Najważniejsze jest jednak rozpoczęcie od właściwego miejsca.

– „Dobra organizacja nie powstaje przez przypadek. To efekt świadomych decyzji właściciela
– co rozwijamy, co upraszczamy i co przestajemy robić. Firmy, które poświęcają czas na takie uporządkowanie, łatwiej skalują działalność i szybciej reagują na zmiany” – podsumowuje Iwona Borawska.